工作文件夹怎么分类
1、分类存放原则
MECE分析法,全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互独立,完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类。使用MECE分析法作为文件的分类存放原则,可使文件不重叠、不遗漏的分类存放起来,也便于使用人及时准确地找到。
2、分类存放方法
原则确定后,重要的是要采用何种方法能够做到不重叠、不遗漏。笔者经过多年的工作经验积累,得出以下几种分类方法:
按照时间分类。可以按时间节点或时间段来建立不同的文件夹,将文件按照形成时间归入不同的文件夹内。由于人类不能像电脑一样可以并行处理很多资料,一个时间只能处理一个文件,因此按照时间分类存放文件的好处是能够保证文件做到不重叠、不遗漏的存放到电脑中。但是也因此带来一些不利的后果,比如:随着时间的推移,很多文件的形成时间,存放位置都会遗忘,不利于文件的查找和使用,失去分类存放的意义。
按照内容分类。根据工作内容的不同,可以考虑分门别类的进行存放。按照内容分类的方法,难点在于依据何种标准划分,才能确保不重叠、不遗漏。这就需要不同行业不同部门的工作人员在日常工作中予以总结提炼。比如:人力资源管理方面,可分为人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理六大模块。这样分类的好处是只要知晓需查找文件的内容,即可快速定位到存放位置。不用担心会随着时间的推移,对文件的存放位置而有所遗忘。同时也带来一些不可避免的问题,比如相似内容或不同时间形成的同一内容会因存放在一个文件夹里,而难以区分。
按照内容和时间相结合的方法分类。按照时间或者内容分类,在平时工作中,各有利弊。无论使用哪一种分类方法,都会给文件存放查找带来不便。但若结合内容和时间分类方法的优点,取其精华,去其糟粕,则会给日常工作中文件的存放查找带来极大的方便。可依据个人习惯,采用一级分类按照内容、二级分类按照时间的方法来分类存放资料,也可使用一级分类按照时间、二级分类按照内容的方法来分类存放资料。
猜你喜欢
月季种子种植季节
月季种子种植季节通常有两个,分别是冬季和春季,具体时间是在十...怎么做白糖炒山楂
准备好材料山楂一斤白糖二两水适量。将山楂去掉梗,洗净晾干。炒...如何提高自己绘画的造型能力
要提高快速提高画画的造型能力,必须整体观察事例把握,结合一点...房间返潮怎么办
房间返潮可以将干燥剂以及活性炭放在房间的角落里吸收潮气,也可...光伏概念股实力强的有哪些
福莱特,公司主要业务公司是目前国内领先的玻璃制造企业,主营业...牛蒡茶中间白的是发霉吗
不一定。正常的牛蒡茶中间是带有一圈白色的,也有可能是淡黄色的...日本女生漂亮和惊艳的区别
日本女生漂亮属于颜值很高,让人欣赏的角度去看。日本女生惊艳属...感叹外面世界广阔的句子
只有见识过了大的东西,眼界才不会那么窄,心思才不会那么小,心...莲雾好吃吗
莲雾好吃清爽酸甜。最好吃的品种是牛奶莲雾个小味甜产量极低只有...夫妻共同房产怎么公证给一方
房产公证是指公证机关根据当事人的申请,依法证明与房产有关的法...儿女双全的幸福签名句子 会让人羡慕的幸福签名大全2022
灿烂的季节迎接灿烂的你。这个世界因你而变化。孩子,可要记住,...qq相册的回收站在哪里
找到手机相册回收站的方法先打开手机,点击自己的左上角头像。看...软杀伤这一词的意思是什么
软杀伤,是指采用光电等高技术使敌军暂时丧失作战能力,使其枪械...注册国内商标能保护国际的吗
不能,中国只有一个国家商标总局,国内的所有商标都是通过这一个...胡萝卜是植物的哪部分
胡萝卜是植物的根部。胡萝卜的贮存方法沟埋藏选地势较高,地下水...