如何做一份备忘录
1、分析对象。备忘录写给哪部分群体(目标读者)?他们有什么样的共同诉求,关心什么事?要思考清楚你的备忘录重要在哪里。
2、标题段。标题段应写明备忘录写给何人,由谁所写,完整确切的写作时间以及主题(即反映备忘录所写内容)。标题段示例致:目标读者的姓名及工作头衔 来自:你的姓名及工作头衔日期:备忘录完成时的时间 主题: (或回复:) 备忘录是关于什么的(用不同的格式来突出),务必使用目标读者的正式姓名;不要使用昵称。写标题段时一定要注意各部分之间空两行,并且对齐文本。
3、开头段。从三个部分阐述确认备忘录的目的:问题描述;特别要求;最后方案。梳理一下备忘录的写作原因,并清晰的展现给目标读者。如果你无法描述出通过采取何种手段来解决这个问题(任务陈述),那么请重新思考一下你是否足够清楚目前的局势。仅加入必要并且令人信服的内容,否则会降低文本的说服力。
4、总结段。该部分应提供前文所有重要建议的简短陈述。这将有助于读者快速理解备忘录的关键点。 还可以加入前文中研究问题所使用的链接或引用来源。
5、展开讨论段。在这一段中,写入支持你想法的所有细节以及有助于解决问题的建议。你还可以写上将来可能出现的问题,然后就防止该问题出现而应该采取何种措施的讨论过程。将最重要的信息放在讨论段的前面。从人们最普遍的认识开始,再接着诉说特定的事实或支持该认识的论据。
6、结尾段。以友好的态度结束备忘录并向读者表明你希望他们采取何种措施。要思考下读者通过什么样的方法才能从备忘录所提供的信息中获益,以及如何将这种情况转化为优势。一定要思考清楚读者怎样从被建议的行动中获益,以及你怎样将这种行动尽可能的简化。你可能会说, “我会很高兴我们以后可以再讨论这些建议,并且尊重你做的任何决定。 ”
7、结尾的时候号召采取行动。如果你希望读者在将来的某个时间做什么事,写下来。检查有没有拼写、语法和内容错误。要特别注意姓名、日期或数字,并确定表达习惯和你所使用的语言相一致。
8、人性化。使用像“我”,“你”和“我们”这样的表述。并用主动的口吻来鼓励读者采取行动。记录下会话。按你说话的方式记录下来,不要害怕使用缩略词。不要表现出炫耀的感觉。避免学术用词和技术术语。
9、避免使用“让人透不过气”的表述:语言尽可能的平实、简洁。例如:不要说,“我们公司激励机制的持续依赖于公司员工对公司目标的完成程度。”而是说:“如果你想继续得到奖励,就要完成公司的任务。”
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