档案的注意事项
档案管理应注意这几方面:文件分类、文件整理、标签标明、特殊文件、钥匙的保管。1、文件分类:公司档案的文件管理,最忌讳的就是乱七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某个文件时,需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。
2、文件整理:分好类别的文件,不要一堆堆的散着,日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋,或者文件夹,按照文件的类别,进行逐一装盒收纳。
3、标签标明:把文件逐一装好之后, 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明,注明此文件盒里装的是哪类的文件,包括共有几份,都要做个简单说明。
4、特殊文件:每个公司都会有特殊的一些文件,比如不能随意被人翻看的,或者需要加密的,对于这些文件,一定要做到单独保管,并做好单独的标记,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,这一类文件,最好多加一把锁。
5、钥匙的保管:一般公司的档案卷柜,都是由专门的人员进行保管的,平日里的钥匙要做到不离身,下班后的钥匙,根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴,记住,上缴之后的责任不在自己身上,而随身佩戴就表明自己一直承担着责任,所以,对于钥匙的保管,一定要谨慎, 不要随意交给他人。
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